A Importância e o Impacto da Administração do Tempo na Rotina Corporativa

Falar em Técnicas para Administrar o tempo, é considerar que estratégias usadas para esta finalidade são encontradas facilmente. Porém, não se adequam a qualquer tipo de atividade ou de indivíduo que a exerce. 

"A administração do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano de utilização e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz possível. Obviamente o tempo é algo mais do que isto que a definição sugere. Um plano deve ser criado para atender às necessidades específicas de um indivíduo. Um único sistema não pode ser adequado para todos. Ele precisa ser solto e flexível, de forma a ajustar-se a situações em constante mudança. (IAIN, 1995, p. 7)"

Ainda que não haja uma fórmula padrão para o planejamento do tempo, algumas medidas, quando bem empregadas e moldadas à forma de trabalho de cada indivíduo, podem decorrer em resultados surpreendentes. Primeiramente é importante compreender, qual a diferença entre o que deve ser considerada uma atividade urgente ou importante.

Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. A importância, por outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui para nossa missão, nossos valores e metas prioritárias. Nós reagimos a questões urgentes. As questões importantes que não são tão urgentes exigem mais iniciativa, mais pro atividade. Precisamos agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam. (COVEY, 1989, p. 98)

MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO OU MATRIZ URGENTE/IMPORTANTE

Matriz de Administração do Tempo, mais conhecida como Matriz Urgente/Importante é uma ferramenta utilizada para se ter um melhor entendimento do que diferencia as atividades entre urgentes e importantes. Ou seja, utiliza-se para estabelecer o grau de prioridade de determinada tarefa e quais ruídos serão encontrados (a fim de contorná-los) para que a mesma seja executada.

Figura 1 - Fonte: Retirado do site http://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/fernando-colella/matriz-urgente-importante/

Quadrante I (Crises ou problemas)

São considerados os problemas de última hora. Administração de crises.

Quadrante II (Metas e Planejamento)

Questões não urgentes, porém, importantes.

Quadrante III (Interrupções)

Questões não importantes, porém, urgentes.

Quadrante IV (Distrações)

Questões não urgentes e não importantes.

OBSTÁCULOS NO DESEMPENHO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS

As interrupções e distrações, assim como outras ações, conhecidas como os “ladrões de tempo” poderão obstaculizar o cumprimento de atividades urgentes ou importantes. São elas:

•   Internet e Redes Sociais

Com o avanço acelerado da tecnologia e da forma como as pessoas se comunicam, muitas ferramentas que são utilizadas para aperfeiçoar e agilizar vários processos acabam tornando-se grandes vilões. Assim como qualquer ferramenta que tem como objetivo de sintetizar alguma parte de um processo, as mesmas sendo utilizadas de maneiras errôneas acabam por atrapalhar e criam ruídos de comunicação. Por exemplo, celulares e computadores com aplicativos que permitem acesso imediato a internet e conseqüentemente redes sociais.

• Comunicação/E-mails

Estabelecer um cronograma para visualização e categorizar cada e-mail durante a jornada de trabalho é fundamental para uma rotina enxuta e eficaz. Muitos profissionais acabam por não concluir nenhuma atividade com 100% de eficácia pelo simples fato de ter dificuldades no processo de organização dos e-mails recepcionados ao longo do dia. Atividades não urgentes e que necessitam apenas que o destinatário tenha conhecimento sobre algum assunto, podem ser comunicadas por e-mail. Uma ligação para passar informações, acabam por interromper o trabalho de outrem desnecessariamente.

• Preocupações Emocionais

Colocar as atividades a fazer no papel, em uma planilha do excel ou até mesmo em post-its são formas de “retirar” da mente preocupações com o que necessita ser realizado. Quando a mente está repleta de preocupações com o que precisa fazer, a concentração com a atividade que está sendo realizada, fica comprometida.

• Reuniões

Reuniões devem seguir um cronograma pré-definido ao início de cada projeto. A realização de reuniões sem planejamento pode causar desvios de atenção e conseqüentemente perda de tempo nas realizações de outras tarefas que exigem elevado grau de concentração. Outro ponto importante é a pauta da cada reunião. É de extrema importância que antes da realização dos encontros os gestores tenham pré-definido todo roteiro que o encontro deverá seguir, evitando assim fugas de temas e ruídos de comunicação e despreparo dos envolvidos quanto aos assuntos abordados.

O VALOR POSITIVO DA INTERNET E SUAS FERRAMENTAS NO AMBIENTE CORPORATIVO RELACIONADO À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Atualmente é incontestável que a rotina corporativa está cada vez mais otimizada por meio da utilização de novas tecnologias. O uso da internet nas organizações cresce a passos largos e atinge todos os setores da empresa, dos mais operacionais aos setores de alta gestão. Um dos fatores que podem ser considerados positivos e de enorme contribuição para a disseminação do uso da internet é justamente a facilidade que esta ferramenta proporciona nos processos de comunicação.

Um dos valores positivos no uso da internet no meio corporativo é o alto impacto na redução de custos. Empresas que possuem filiais em cidades ou até mesmo países distantes, podem se comunicar e trocar dados com a velocidade e precisão que não teriam se estivessem utilizando contatos presenciais.

E-mails são um grande aliado no processo de administração do tempo. Através deles podemos classificar o grau de prioridade de uma determinada atividade a ser executada. Podemos citar também, o poder de integração que proporciona por ser responsável por integrar diversas células de uma empresa através de um só meio de se comunicar.

Com um poder de alcance abrangente, e conseqüentemente eficiente no fator tempo, as corporações conseguem utilizar a Internet e todos os seus recursos como benefício importante para economia do tempo. 

LIDERANÇA INTELIGENTE: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NO AMBIENTE CORPORATIVO

O líder possui papel imprescindível no que tange ao desenvolvimento dos colaboradores quando se trata de administrar o tempo, ou seja, as atividades, dentro do prazo especificado.

Entende-se por atuar com entusiasmo, sentir-se motivado e feliz com o ambiente em que está inserido, quando o colaborador se depara com um local de trabalho estimulante e que proporciona condições adequadas a execução das atividades. Dentro do contexto apresentado, a liderança é diretamente responsável por possibilitar que sua equipe tenha recursos e prazos perfeitamente atingíveis, no entanto, desafiadores, que os permitam se desenvolver como profissionais. 

"Liderança: É a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum. (Hunter, 1989, p. 25)"

A liderança precisa dispor de tempo para acompanhar e desenvolver a sua equipe, tendo em vista que a falta de planejamento gera desperdício de tempo e maior custo para a empresa.

Ao ser capaz de aplicar o planejamento estratégico, ou seja, indicar as direções a serem seguidas no processo de delegação de tarefas tanto para sua equipe como para si mesmo, o líder precisa considerar o tempo necessário para executá-las com qualidade, e assim, terá grandes chances de obter resultados satisfatórios para a empresa. É comum observar líderes queixando-se de reuniões improdutivas, que costumam tomar todo o tempo de trabalho. A aplicação de reuniões semanais para delegar as tarefas da semana à equipe pode proporcionar um melhor controle das atividades, maior entendimento da equipe quanto ao que precisa ser realizado e entregue. O resultado disso são melhores resultados e tempo hábil para agir nas urgências.

Ao ouvir sua equipe, a liderança poderá identificar problemas, interrupções e gargalos no dia a dia. A identificação e discussão sobre tais assuntos poderão gerar soluções que resultem em redução do tempo gasto. A administração do tempo não é algo individual, nosso tempo não exclusivamente nosso, pois dependemos de outras pessoas para executarmos nossas tarefas.

A elaboração de procedimentos de trabalho bem definidos, com instruções de tarefas e rotinas diárias, escritas com o auxílio dos colaboradores que executam as atividades, podem resultar em formas mais simples e rápidas proporcionando o uso mais inteligente do tempo.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Grandes empresas tentam otimizar ao máximo o papel de seus gestores no comando dos projetos afim de fazer com que produzam mais e minimizem os custos em geral. A antiga expressão “tempo é dinheiro” faz mais sentido nos dias de hoje e obriga as corporações a buscar profissionais capacitados e com “feeling” de gerir equipes sempre com atitudes pró ativas. Vivemos numa era em que não há mais espaços para procrastinadores. Onde se destaca quem utiliza o tempo da melhor maneira possível.

Um mundo corporativo repleto de desafios e disputas sadias, algumas vezes nem tão sadias assim, mas acima de tudo justo. Justiça esta que pode ser demorada, mas um dia se faz presente na vida profissional das pessoas.

Portanto, vimos como o tempo é um fator importante e escasso se não for administrado da maneira correta. É imprescindível que haja uma nova forma de olhar estas questões por parte dos gestores. Onde as gerações mais antigas devem acompanhar e se manter atualizada, enquanto as novas gerações devem focar e procurar aperfeiçoar cada vez mais seus conhecimentos referentes ao assunto.